Mail trả lời tự động là gì và cách bật/tắt

Bạn có từng tự hỏi làm thế nào để gửi phản hồi ngay lập tức cho người gửi email, ngay cả khi bạn không có mặt để trả lời? Mail trả lời tự động là tính năng hữu ích giúp bạn gửi phản hồi nhanh chóng khi không thể trả lời email ngay lập tức. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách bật/tắt tính năng này trên các nền tảng phổ biến.

Nếu cần hỗ trợ sửa máy tính tận nơi TP.HCM hoặc sửa laptop TP. Hồ Chí Minh, hãy liên hệ Modun Computer qua hotline 0939 80 82 80 – 0967 728 708!

1. Mail trả lời tự động là gì?

Mail trả lời tự động (hay còn gọi là thư trả lời tự động, auto-reply email) là một tính năng hữu ích trên các dịch vụ email như Gmail, Outlook, Yahoo Mail,… Nó cho phép bạn bạn thiết lập một nội dung email được gửi tự động đến người gửi khi họ liên hệ với bạn. Tính năng này thường được sử dụng trong các trường hợp như:

• Khi bạn đi nghỉ, đi công tác hoặc bận rộn, mail trả lời tự động sẽ thông báo cho người gửi biết bạn đang không có mặt và khi nào có thể liên lạc lại.

• Giảm thiểu số lượng email chưa đọc và giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

• Một email trả lời tự động được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

2. Cách bật và tắt mail trả lời tự động:

Cách thức bật và tắt mail trả lời tự động có thể khác nhau một chút tùy thuộc vào từng dịch vụ email. Tuy nhiên, quy trình chung thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email của bạn.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc phải trên cùng và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 3: Tại tab Chung, bạn kéo xuống phí dưới cùng và chọn Bật trả lời tự động, và điều chỉnh một số thông tin sau:

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc (nếu cần).

• Tiêu đề và nội dung email trả lời tự động.

Bước 4: Nhấp Lưu thay đổi để hoàn tất.

Lưu ý:

•  Tránh viết quá dài dòng, chỉ cần cung cấp những thông tin cần thiết.

• Đảm bảo thời gian bạn cung cấp là chính xác để tránh gây nhầm lẫn cho người nhận.

• Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin liên lạc của người có thể hỗ trợ người gửi trong thời gian bạn vắng mặt.

Mail trả lời tự động là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn, đặc biệt trong những lúc bận rộn. Với các hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn có thể dễ dàng bật/tắt tính năng này trên nền tảng mình sử dụng. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với  dịch vụ sửa máy tính tận nơi TP.HCM và sửa laptop TP. Hồ Chí Minh qua hotline 0939 80 82 80 – 0967 728 708 để được phục vụ tận tình!