Hướng dẫn tạo báo cáo chuyên nghiệp bằng Word

Microsoft Word là công cụ phổ biến để soạn thảo văn bản, đặc biệt là trong công việc và học tập. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo một báo cáo chuyên nghiệp, dễ đọc, dễ theo dõi. Trong bài viết này, Modun Computer sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế một báo cáo đẹp mắt, đúng chuẩn trên Word. Nếu gặp khó khăn về máy tính, hãy liên hệ sửa máy tính tận nơi TP.HCM, sửa laptop TP. Hồ Chí Minh qua số 0939 80 82 80 – 0967 728 708 để được hỗ trợ.

I. Thiết kế trang bìa

1. Chèn tiêu đề báo cáo

Bạn có thể vào Insert chọn Text Box để tạo tiêu đề.

Phông chữ: Times New Roman, Arial, hoặc Calibri.

Cỡ chữ: 16-22pt, đậm, canh giữa.

2. Chèn logo hoặc hình ảnh minh họa

Bước 1: Tại mục Insert bạn bấm vào Pictures và chọn This Device. 

Bước 2: Chọn logo hoặc hình ảnh phù hợp.

Bước 3: Canh giữa để tạo điểm nhìn phù hợp nhé.

II. Tạo mục lục tự động

1. Định dạng các tiêu đề chính

Cách 1: 

• Đặt con trỏ chuột tại tiêu đề cần định dạng.

• Tại Home bạn mở rộng mục Styles.

• Lúc này, bạn có thể chọn Heading 1, Heading 2… cho tiêu đề. Khi góc bên trái của tiêu đề có xuất hiện hình tam giác như hình dưới, thì bạn có thể tạo mục lục tự động cho văn bản. Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào tam giác đó để làm ẩn hoặc hiện nội dung văn bản.

Cách 2:

• Đặt con trỏ chuột tại tiêu đề cần định dạng.

• Chuyển sang Reference

• Tại Add text, bạn có thể chọn Level 1, Level 2… cho tiêu đề (Các tiêu đề lớn bạn nên chọn Level 1, các tiêu đề nhỏ hơn thì chọn Level 2,….). 

2. Tạo mục lục tự động

Tiếp tục tại References, bạn chọn Table of Contents và tìm kiểu mục lục phù hợp.

Sau khi hoàn tất báo cáo, bạn chỉ cần Update Table để cập nhật mục lục tự động.

III. Định dạng nội dung

1. Căn chỉnh văn bản

Font: Times New Roman, Arial, Calibri.

Cỡ chữ:

• Tiêu đề: 14pt – 16pt, in đậm.

• Nội dung: 12pt -13pt, căn đều hai bên (Justify).

Dãn dòng: 1.5 lines.

2. Chèn số trang tự động

Quay lại Insert, bạn tìm và chọn mục Page Number rồi chọn kiểu đánh số trang phù hợp.

3. Sử dụng Bullet & Numbering cho danh sách

Nếu trong nội dung báo cáo có các phần liệt kê, danh sách, bạn có thể vào Home chọn Bullets hoặc Numbering trong mục Paragraph.

Giúp danh sách rõ ràng, dễ đọc hơn.

4. Chèn hình ảnh, bảng và biểu đồ

Để báo cáo chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn, người dùng thường chèn thêm các hình ảnh, bảng, biểu đồ,… Bạn có thể tham khảo một số công cụ dưới đây để thực hiện:

• Chèn hình ảnh: Insert > Pictures và chọn ảnh minh họa.

• Chèn bảng: Insert > Table và chọn số cột, số hàng.

• Chèn biểu đồ: Insert > Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp.

IV. Kiểm tra và hoàn thiện báo cáo

1. Kiểm tra lỗi chính tả

Hãy vào tab Review và chọn Spelling & Grammar để kiểm tra lỗi ngữ pháp. Lúc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình và chỉ ra những lỗi sai chính tả mà bạn vô tình mắc phải khi gõ chữ.

2. Xuất file PDF

• Để lưu file dưới dạng PDF, bạn hãy vào File chọn Save As.

• Chọn vị trí lưu file.

• Tại mục Save as type, bạn chọn PDF(*.pdf) để lưu file chuyên nghiệp hơn.

Với các bước trên, bạn đã có thể tạo một báo cáo chuyên nghiệp bằng Word một cách dễ dàng. Nếu cần hỗ trợ về máy tính hoặc phần mềm, hãy liên hệ Modun Computer – sửa máy tính tận nơi TP.HCM, sửa laptop TP. Hồ Chí Minh qua số 0939 80 82 80 – 0967 728 708 để được tư vấn miễn phí!